Besluitvormingsproces: de zoektocht naar een passend systeem
Digitalisering en automatisering zijn aan de orde van de dag en worden steeds belangrijker in een snelgroeiende economie als de onze. Het optimaliseren van processen middels automatisering kunnen het verschil maken in de markt waarop u actief bent. Maar hoe maakt u nou de goede keuze voor een passend platform en hoe voorkomt u een wildgroei van systemen in uw organisatie. Dit zijn vragen waarmee de managers van morgen kampen en de uitdagingen die hen te wachten staan. Om bedrijven te ondersteunen in het maken van de juiste keuze voor een passend systeem, hebben wij in dit artikel het besluitvormingsproces verduidelijkt en toegelicht. Op basis hiervan kunt u gestructureerd te werk gaan en wordt het kiezen tussen softwarepakketten een stuk eenvoudiger.Begin met het einde voor ogen
Bedrijven die opzoek zijn naar nieuwe software, merken dat er een enorm groot aanbod van leveranciers is. Systemen worden vaak geclusterd onder een professionele verzamelnaam als CRM of ERP, maar hebben een ander doel of resultaat. De eerste stap is het verduidelijken van het gewenste resultaat van een systeem. Waar heeft u als bedrijf nou echt behoefte aan? Dit kunt u samen met de leidende coalitie definiëren. Wanneer dit concreet geformuleerd is, ontstaat er een helder beeld over de oplossing waar u naar op zoek bent.Hoe maak ik een goede keuze
U heeft vast al gemerkt dat er vele spelers zijn op de markt van software aanbieders en voor personeelsplanning software is dat niet anders. Voor de hand liggend kiest u een van de eerst getoonde resultaten die in Google verschijnen, maar dit levert niet per definitie het beste en gewenste resultaat op. Logischerwijs is het niet zo dat organisaties met enorme marketingbudgetten altijd de beste oplossingen bieden. Bovendien is de keuze voor een passend systeem persoonsgebonden en specifiek voor uw bedrijf. Daarom is het aan te raden om verschillende aanbieders te vergelijken. Begin met het zoeken naar een aantal specifieke criteria en verwachtingen van een systeem. Bekijk de sites en vergelijk de verschillende aanbieders op deze criteria en maak een eerste selectie. Neem eens een kijkje op de site van het bedrijf, welke functionaliteiten biedt een systeem etc. U zult merken dat hierdoor al een aantal partijen zullen afvallen en u het aantal potentiële aanbieders verkleint. Een tweede stap is het aanvragen van een demo- of proefaccount. Vaak bieden software aanbieders een kosteloze proeftermijn van 14 dagen of een demo in het systeem door een expert aan. Hierbij is het van belang dat u zich goed voorbereidt, zodat u gerichte vragen kunt stellen. Noteer de antwoorden en vergelijk de pakketten op deze specifieke punten met elkaar. Dit zal u later helpen tijdens de besluitvorming voor een passend systeem. Een derde stap is het opstellen van een programma van eisen. In het PVE worden gerichte vragen gesteld die de potentiële leverancier dient in te vullen. De vragen in het PVE kunt u zelf opstellen en dienen om latere vergelijkingen te vereenvoudigen.Opstellen van het PVE
Het opstellen van een PVE lijkt in eerste instantie een lastige taak. Echter, zijn er tal van modelversies voor het opstellen van een programma van eisen. Door het toepassen van de hieronder beschreven MoSCoW-Methode en het toekennen van punten, voldoet de lijst toch specifiek aan uw behoeften. Wanneer de modelversie niet volledig volstaat voor uw bedrijf, kunt u deze als kapstok gebruiken en aanpassen waar nodig. Zo heeft u met een modelversie en goede basis en een strakke template in handen om tot een juiste beslissing te komen.De MoSCoW-Methode
De MoSCoW-Methode is een wijze van prioriteiten stellen die vaak gebruik wordt door software engineers. Echter, deze is ook perfect toepasbaar in de besluitvorming voor een passend systeem. Wanneer de vragenlijst (PVE) is ingevuld door een potentiële leverancier, kunt u deze gaan indelen naar prioriteitslevels. Must haves, Should haves, Could haves en Would haves (Won’t haves). De Must haves zijn logischerwijs essentieel voor uw bedrijf. Leveranciers die niet aan Must haves kunnen voldoen vallen direct af. De prioriteit van Should haves zijn vergelijkbaar met de Must haves maar zijn geen regelrechte blockers. De Should haves zijn de tools die een systeem naar verwachting dienen te hebben, maar geen essentieel onderdeel zijn. Could haves of nice to haves zijn extra tools of kenmerken van het systeem die een toevoeging kunnen zijn voor uw software oplossing, maar zijn niet van essentieel belang. De Would haves vallen buiten de scope van uw zoektocht en kunnen eventueel worden weggelaten in het PVE. Echter, de Would haves kunnen bijdragen op de langere termijn, dus kunnen ze wel worden meegenomen in de besluitvorming.- Mo – Must haves: essentiële eisen/verwachtingen van een systeem
- S – Should haves: geen blocker, maar wel belangrijk
- Co – Could haves: de nice to haves (extra’s)
- W – Would haves: buiten de scope van uw zoektocht
