Als organisatie voer je werkzaamheden vaak uit zoals deze al jaren worden gedaan. Maar past deze manier van werken nog wel bij je huidige organisatie en bij de toekomst van je organisatie? Als je organisatie groeit nemen taken meer tijd in beslag en kunnen er ook meer taken bijkomen. Extra personeel aannemen is niet altijd een mogelijkheid. Dan biedt het automatiseren van bedrijfsprocessen een oplossing. Ook voor bedrijven die niet sterk groeien kan het zakelijke voordelen hebben om bedrijfsprocessen te automatiseren.
In deze blog bespreken wij de voor- en nadelen van automatiseren in het algemeen, en meer specifiek: het automatiseren van personeelsplanning, urenregistratie en facturatie.
Voordelen automatiseren
- Efficiëntie: taken hoeven niet langer handmatig uitgevoerd te worden. Denk bijvoorbeeld aan het invoeren van de beschikbaarheid van medewerkers in de personeelsplanning. Medewerkers kunnen gemakkelijk zelf hun actuele beschikbaarheid opgeven (vaak via een app) en dit wordt direct in het overzicht van de planner doorgevoerd. Hierdoor kunnen kosten en tijd bespaart worden. Zo is er meer tijd voor taken die niet zijn te automatiseren zoals werkzaamheden die expertise vragen of persoonlijk contact.
- Foutpreventie: door te automatiseren worden menselijke fouten voorkomen doordat repetitieve handelingen worden verminderd of zelfs compleet vervangen. In het geval van een geautomatiseerde planning kan een medewerker niet ingepland worden op een moment dat deze persoon ook niet beschikbaar is. Ook wordt het aantal gewerkte uren direct bijgehouden, waardoor er in de urenadministratie geen fouten zitten. Dit voorkomt ergernis bij planner, medewerkers en nog veel belangrijker, dit voorkomt een ontevreden klant of opdrachtgever.
- Meer inzicht: bedrijfsprocessen worden meer overzichtelijk en zijn beter te analyseren doordat gegevens uit automatische processen doorgaans goed worden geregistreerd. Dit biedt mogelijkheden voor analyses van bijvoorbeeld gemiddelde uren, kosten of omzet per medewerker. Hierdoor is het mogelijk tijdig in te grijpen, verbeteringen door te voeren en kansen te signaleren.
- Upscaling: een groot voordeel is dat het bedrijf door automatisering de mogelijkheid heeft om te groeien. Doordat (belangrijke) bedrijfsprocessen zijn geautomatiseerd wordt je bedrijf minder persoonsgevoelig. Je bent niet langer afhankelijk van die ene belangrijke werknemer die op vakantie is, of je hoeft geen nieuw personeel aan te nemen dat nog moeten inwerken. Automatiseren geeft de mogelijkheid om gemakkelijker en sneller op te schalen met je bedrijf.
- Out of office: bij veel bedrijven gaan de werkzaamheden ook door buiten de standaard kantooruren van 9 tot 5, zoals avonden, weekenden of zelfs feestdagen. Het moet daarom ook mogelijk zijn om buiten deze standaard uren het bedrijf te laten draaien qua cruciale punten, zoals de planning en communicatie naar medewerkers. Door te automatiseren gebeurt dit altijd, dus ook als de planner niet aanwezig is
Nadelen automatiseren
De mogelijke nadelen en onze oplossingen:
- Minder persoonlijk contact: bedrijven zijn bang dat door te automatiseren de techniek tussen hen en medewerkers (en klanten) komt te staan, en dit persoonlijk contact vervangt. Zo zouden medewerkers zich door het automatiseren van processen een nummer kunnen voelen. Wij zien automatisering als ondersteuning van personeel zodat zij kunnen doen waar ze goed in zijn en minder tijd kwijt zijn aan repetitieve handelingen. Door een goed doordachte automatisering kunnen bijvoorbeeld taken als het opstellen van facturen of versturen van updates over de planning automatisch gedaan worden. Dit zijn informatieve zaken die geen invloed op het persoonlijk element in het bedrijf hoeven te hebben. Juist doordat er minder tijd aan deze tijdrovende taken besteed hoeft te worden, blijft er meer tijd over voor persoonlijk contact.
- Minder feedback: automatische berichten nodigen minder uit tot terugkoppeling van medewerkers. Hierdoor zouden werkgevers minder weten wat er in de organisatie speelt en leeft onder werknemers. Maar door de juiste geautomatiseerde systemen kan personeel juist de gelegenheid krijgen per opdracht of taak feedback te geven. Dit wordt door een manager of werkgever gelezen, waarna het een keuze is om persoonlijk contact met de werknemer op te nemen. Ook kunnen er automatisch berichten gestuurd worden naar het personeel met bedrijfsmededelingen waardoor iedereen direct op de hoogte is.
- Weerstand: het overstappen van handmatig werken naar geautomatiseerde processen, of het in gebruik nemen van nieuwe systemen, kan leiden tot weerstand van personeel. Enerzijds komt dit doordat mensen waarde hechten aan de vertrouwde situatie en manier van werken. Anderzijds hebben mensen de angst dat automatisering hen vervangbaar maakt. Dit is zeker niet het geval. Uit onderzoek van McKinsey blijkt dat wereldwijd tot 30% van alle gewerkte uren geautomatiseerd kunnen worden. In hoeverre dat lukt hangt af van de snelheid en mate waarin medewerkers automatisering op het werk omarmen.
Wanneer automatiseren?
Wij komen geregeld bedrijven tegen die hun planning nog op papier of in Excel bijhouden. Dit werkt aanvankelijk prima, tot het moment dat het bedrijf gaat groeien. Als Shiftmanager hebben wij de ervaring dat bedrijven vanaf 30 werknemers doorgaans de behoefte hebben aan automatiseren van planning, urenregistratie en facturatie. Maar ook voor bedrijven die niet sterk groeien is het verstandig om zaken zoals de planning, te automatiseren zodat ze met de tijd meegaan en niet achterlopen op de concurrentie.
Kortom, automatiseren wordt onvermijdelijk en biedt vele voordelen voor bedrijven. De uitdaging is dat medewerkers op een andere manier moeten gaan werken. En daarvoor is er ondersteuning vanuit de organisatie nodig door de juiste systemen en tools aan te bieden om mee te werken. Door nu te investeren in automatisering wordt er later bespaard op tijd en financiële middelen.
Shiftmanager biedt automatisering voor o.a. planning en facturatie, die de verhoudingen binnen het bedrijf niet hoeven te veranderen. De software is ontwikkeld voor het ondersteunen van de dagelijkse bezigheden. Hierdoor blijft er meer tijd over voor de belangrijke zaken in het bedrijf, zoals persoonlijk contact met medewerkers en het leiden van het bedrijf.
Klik hier om gratis het softwarepakket van Shiftmanager 14 dagen te proberen. Of neem contact op met een expert via +31(0) 85 888 44 09 of info@shiftmanager.com.
