Waarom plannen in Excel niet werkt

Excel is een fantastisch programma, maar helaas niet om te plannen. Onze ervaring leert dat veel bedrijven die voorheen gebruik maakten van Excel als planning tool, de tegen de volgende problemen aanliepen:

Het is lastig een actuele planning te delen met de pool van medewerkers.
Het is lastig om wijzigingen te communiceren naar een groep of een gedeelte van een groep medewerkers.
Het is fout gevoelig waardoor het kan voorkomen dat medewerkers te weinig of dubbel ingepland staan zonder dat hier een melding van naar boven komt.

Kortom je kunt met Excel wel plannen, maar planning is een complex proces. Excel is in de basis geen plan systeem en zal dit in de toekomst ook niet worden. Maak je werk als planner weer een feest in plaats van een bom van frustratie door gebruik te maken van de juiste planning software. Als plannen statisch zou zijn, zou Excel een goede tool zijn om mee te plannen. Echter is het inplannen van personeel dynamisch. Er kunnen tal van zaken veranderen binnen een planning. Denk hierbij aan:

Beschikbaarheid van flexibel personeel
Vakantiedagen
Ziekteverzuim
Wisselen van diensten
Piekmomenten
Communicatie naar medewerkers
Wet- en regelgeving

Variable lastig te managen binnen Excel

Bovenstaande variabele zijn lastig te managen binnen een Excel sheet en vraagt daarom om software die in de basis gebouwd is als planning tool. De software van Shiftmanager is gebouwd om de processen vanaf het aannemen van personeel, inplannen van personeel tot aan het verlonen van personeel in zijn geheel te automatiseren. Daarnaast is de software van Shiftmanager gekoppeld met het uitzendbureau waarmee u vandaag de dag werkt. Hierdoor kunnen niet ingeplande shifts worden vrijgegeven aan het uitzendbureau waarmee je werkt, waardoor een uitzendbureau deze openstaande shifts kunnen inplannen met flexibel inzetbaar personeel. Gaten in de planning worden hierdoor automatisch opgevuld, zodat u altijd voldoende personeel op de werkvloer hebt. Verder kan op basis van data uit het verleden de meest geschikte kandidaat voor een openstaande shift gevonden en ingepland worden, gebaseerd op beoordelingen en competenties en waaraan een kandidaat voldoet. Een flexmedewerker kan jouw als opdrachtgever beoordelen, net zoals jij als werkgever een flexmedewerker kan beoordelen. Door gebruik te maken van deze data, kan in de toekomst de planning geoptimaliseerd worden. Door middel van forecasting kan de planning tool van Shiftmanager inspelen op de verwachte vraag aan flexkrachten en kan het uitzendbureau waarmee u werkt hierop inspelen door dit tekort aan personeel tijdig op te vullen. Klanten van Shiftmanager zien door het gebruik van de software een toename in betrokkenheid van vaste en flexpool medewerkers. Daarnaast merken zij dat er minder tijd en energie gestoken hoeft worden in het gehele plan proces, zodat deze tijd besteed kan worden aan de dagelijkse bedrijfsvoering. Schrijf je in voor onze 14 dagen gratis demo periode om te ervaren wat de tool van Shiftmanager voor uw organisatie kan betekenen.