5 tips om een personeelsplanning te maken

5 tips om eenvoudiger een personeelsplanning te maken

Plannen is niet makkelijk. Maak het daarom niet moeilijker dan het is, en gebruik deze vijf tips om een eenvoudig een goede planning te maken: 

1. Plan de planning
   In een planning kan veel werk zitten. Daarom is het verstandig om de planning ruim van te voren te maken. Ook wordt hiermee voorkomen dat ingeroosterd personeel niet meer kan, omdat er te veel tijd tussen de beschikbaarheids-opgave en de doorgestuurde planning zit. Ook het communiceren van de planning moet op tijd gedaan worden. Let daarom op dat u plant wanneer de planning gemaakt en gecommuniceerd moet worden.
2. Gebruik de juiste tools
   Het allerbelangrijkste bij het maken van een planning is om de juiste tool te gebruiken zodat u niet onnodig tijd en moeite steekt in het maken van een planning. Eerder hebben wij een artikel gepubliceerd over ‘waarom plannen in Excel niet werkt’. Hierin staat beschreven wat Excel niet heeft, wat een planner wel nodig heeft en een softwarepakket als Shiftmanager wel biedt.
3. Houdt rekening met wensen van het personeel
   Goed personeel is van essentieel belang. Probeer daarom rekening te houden met de wensen van uw personeel. Medewerkers hebben vaak persoonlijke voorkeuren vanwege hun persoonlijke omstandigheden. Moeten ze kinderen naar school brengen of juist zelf college volgen als student? Dit zijn elementen waar u als planner rekening kunt houden, zodat de medewerkers actief en tevreden blijven, wat in de toekomst een positief effect zal hebben voor uw bedrijf.
4. Houd rekening met verstoringen
   Het moeilijkste aan plannen is de veranderende omstandigheden. Zowel de planning zelf, als de medewerkers zijn zeer variabel. Punten waar u voor op moet passen zijn;
   • medewerkers die:
     • Constant diensten moeten wisselen, wellicht hebben zij hun standaard beschikbaarheid verkeerd ingevuld;
     • Niet komen opdagen of te laat zijn, dit is funest voor uw planning en imago, wellicht zijn deze medewerkers niet geschikt om te werken in uw bedrijf;
     • Ongemotiveerd over komen, door geregeld te vragen of ze eerder weg kunnen, vaak vragen om weekenden vrij of voldoen aan de (kledingvoorschriften;
     • Hun wensen niet verwezenlijkt zien in het rooster, dit zal hun tevredenheid negatief beïnvloeden. Denk hierbij aan geregeld overwerken, werken op voor hen niet gunstige tijden en last-minute inplannen. Ontevreden personeel kan in de toekomst tot problemen leiden.
   • Klanten die:
     • Last-minute aanvragen doen. Dit kan nu nog goed gaan, maar in de toekomst kan het tot problemen leiden omdat u niet genoeg beschikbaar personeel heeft.
     • Aanvragen annuleren. Dit zorgt er voor dat werknemers op eens niet hoeft te werken, wat weer tot ontevredenheid van werknemers kan leiden
   • Het lijkt voor de hand liggend, maar veel planners verliezen op den duur deze punten uit het oog. Door dit soort zaken te vermijden, voorkomt u problemen met personeel in uw planning. Want tevreden medewerkers en klanten zullen meer verbintenis voelen met u als planner, wat uw werk gemakkelijker maakt.
5. Werk real-time en online
   Ga mee met de tijd en werk real-time en cloud-based. Hiermee zorgt u dat en uw medewerkers altijd de mogelijkheid hebben om de planning in te zien en aanpassingen te maken. Niet alleen voorkomt u hiermee dat uw medewerkers niet op de hoogte van de planning zijn. Ook voorkomt u door online en cloud-based te werken dat u gegevens verliest of niet bij uw planning kunt omdat ‘deze nog op kantoor ligt’. Bovendien draagt online werken bij aan maatschappelijk verantwoord ondernemen omdat u niet onnodig papier verbruikt. 

Het zijn allerlei elementen die in de online software van Shiftmanager verwerkt zijn, zodat u als planner niet bezig hoeft te zijn met onnodige handelingen die uw werk moeilijker maken.

Neem daarom contact met ons op om uw planning gemakkelijker te kunnen maken in de toekomst. Of vraag een gratis demo aan om te zien wat wij voor u kunnen betekenen.